3 błędy w grafiku, które kosztują Cię 138 nadgodzin miesięcznie

Planowanie na sztywno przy zmiennym obłożeniu

Największym problemem jest trzymanie się stałych godzin zmian bez względu na to, ile osób faktycznie śpi w hotelu. W audycie przeprowadzonym w marcu 2024 roku dla pensjonatu z 34 pokojami zauważyliśmy, że obsada śniadaniowa zaczynała pracę o 6:15 każdego dnia. Tymczasem dane z systemu pokazały, że we wtorki i środy średnia liczba gości spadła o 42.7%. Mimo to, w kuchni i na sali pracowały cztery osoby, choć przy tym obłożeniu wystarczyłyby dwie.

Takie podejście generuje puste przebiegi, za które płacisz pełną stawkę. Liczby nie kłamią: wystarczyło przesunąć godzinę rozpoczęcia pracy dwóch osób o 45 minut w dni o niskim obłożeniu. W skali miesiąca uratowało to 27 godzin pracy, które wcześniej były po prostu marnowane na czekanie na pierwszego gościa. Robota zrobiona na czas nie wymaga trzymania ludzi na siłę, gdy nie mają co robić (szczerze mówiąc, to też demotywuje Twój zespół).

Liczby nie kłamią: planowanie obsady bez wglądu w faktyczne obłożenie to najprostsza droga do finansowej dziury.

Brak 15-minutowych buforów na przekazanie zmiany

Drugi błąd to nakładanie się zmian bez konkretnego planu. Często widzimy sytuację, gdzie zmiana poranna kończy o 14:00, a popołudniowa zaczyna dokładnie o tej samej godzinie. Efekt? Recepcjonista z rano zostaje 20-30 minut dłużej, żeby opowiedzieć o zgłoszonych usterkach czy nieodebranych fakturach. Robi to 22 razy w miesiącu i nagle masz 11 nadgodzin wygenerowanych tylko dlatego, że zabrakło procedury przekazywania informacji w 5 minut.

W hotelu w Kościelisko, gdzie wprowadziliśmy krótki raport cyfrowy zamiast 'gadania przy kawie', czas przekazania zmiany skrócił się z 24 minut do zaledwie 6 minut. To realna oszczędność. Koniec z marnowaniem towaru i czasu. Każdy pracownik dokładnie wie, co ma robić od pierwszej minuty swojej zmiany, a Ty nie płacisz za 'wiszenie na telefonie' po godzinach pracy, bo wszystko jest czarno na białym w systemie.

Koniec z marnowaniem towaru i czasu na niekończące się plotki przy zmianie dyżuru.

Ignorowanie realnego czasu sprzątania pokoju

Wielu menedżerów zakłada, że sprzątanie pokoju typu Standard zajmuje zawsze 25 minut. To teoria, która w tatrzańskich warunkach rzadko się sprawdza, szczególnie zimą, gdy goście wnoszą błoto i śnieg. W lutym 2024 mierzyliśmy czas pracy 12 pokojowych w obiekcie o wysokim standardzie. Okazało się, że realny czas to 31.4 minuty. Planowanie grafiku na podstawie zaniżonych norm powoduje, że panie nie wyrabiają się do 15:00 i muszą zostawać dłużej.

Te dodatkowe 6 minut na pokój przy 48 pokojach dziennie to prawie 5 godzin nadliczbowych na dobę dla całego zespołu. Zamiast zmuszać ludzi do nierealnych wyników, lepiej urealnić grafik i wprowadzić system premiowy za brak reklamacji, a nie za szybkość. Dzięki temu unikasz rotacji pracowników, która w Zakopanem kosztuje fortunę – znalezienie i przyuczenie nowej osoby to średnio 3 240 PLN kosztów bezpośrednich.

Brak elastyczności w umowach i podziale ról

Ostatni punkt to sztywne przypisanie do ról. W małych i średnich obiektach (poniżej 87 pokoi) brak wielozadaniowości zabija budżet. Jeśli kelner nie może pomóc przy check-inie w szczycie przyjazdów o 14:00, bo 'to nie jego dział', musisz brać dodatkową osobę na recepcję na 2 godziny. To generuje nadgodziny u ludzi, którzy mogliby być wymienni. Sprawdzone w tatrzańskich warunkach – przeszkolenie jednej osoby z restauracji do pomocy w wydawaniu kluczy oszczędziło naszemu klientowi 1 840 PLN w lipcu.

Nie namawiamy do zajeżdżania ludzi, ale do mądrego podziału pracy. Grafik musi być żywym organizmem. Jeśli widzisz, że restauracja jest pusta, a przy recepcji stoi kolejka 14 osób, musisz mieć ludzi gotowych do wsparcia. W Tatry Peak Management uczymy, jak ułożyć taki system, by nikt nie czuł się wykorzystany, a robota była zrobiona na czas. Bez lania wody i zbędnej teorii o zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Jak odzyskać te godziny w 30 dni?

Zacznij od audytu ostatnich trzech miesięcy. Policz dokładnie, ile nadgodzin wypłaciłeś i w jakich godzinach one powstają. Jeśli 78.4% z nich to poranki między 8:00 a 10:00, masz problem z organizacją śniadań. Jeśli powstają po 16:00, kuleje check-in lub sprzątanie. My w Tatry Peak Management robimy taki audyt w 48 godzin, wyciągając dane bezpośrednio z Twojego systemu POS i PMS.

Wdrożenie nowych zasad grafiku nie musi być bolesne. W jednym z hoteli, z którym pracujemy od września 2017 roku, redukcja nadgodzin o 94.6% zajęła tylko dwa cykle rozliczeniowe. To kwestia konsekwencji i jasnych komunikatów do zespołu. Pamiętaj, że zadowolony pracownik to taki, który kończy pracę o czasie i dostaje wypłatę bez pomyłek. Zadbaj o to, a Twoje koszty operacyjne spadną o co najmniej 12% w ciągu pierwszego kwartału.

Zredukowanie nadgodzin o 94.6% zajęło nam tylko dwa miesiące. To kwestia czystej matematyki.